Die Startklar-Mappe: Welche Unterlagen vor dem Einbau bereitliegen sollten

Vor dem Einbau sollten vier Stapel bereitliegen: Unterlagen zu Haus und Verbrauch für die Planung, Nachweise für Förderung und Vertrag, Angaben zu Stromanschluss und Grundstück – und ein leerer Ordner für die Übergabe. Wer die Mappe früh anlegt, bekommt ein genaueres Angebot und verliert keine Zeit, wenn der Förderantrag ansteht.

Die Mappe im Überblick

Stapel 1: Haus und Verbrauch – für den Vor-Ort-Termin

Wer: Sie. Wann: vor dem ersten Termin mit dem Fachbetrieb.

Verbrauchsabrechnungen: Mehrere Jahre sind besser als eines, weil ein milder oder strenger Winter das Bild verzerrt. Bei Gas zählen die Kilowattstunden, bei Öl die verbrauchten Liter. Erwärmt der alte Kessel auch das Wasser, notieren Sie das dazu.

Pläne: Grundrisse und Schnitte aus der Hausakte oder den Kaufunterlagen genügen, auch als alte Kopie. Fehlen sie, misst der Fachbetrieb vor Ort auf – das kostet Zeit.

Sanierungsliste: Was wurde wann erneuert? Fenster, Dach, Fassade, Kellerdecke. Ein Satz je Maßnahme reicht. Diese Angaben können die Heizlast deutlich verändern.

Heizkörperliste: Gehen Sie Raum für Raum durch. Halten Sie fest, ob es ein Flach- oder ein Gliederheizkörper ist, und messen Sie Breite, Höhe und Tiefe. Ein Foto mit Zollstock im Bild erspart Rückfragen. Aus dieser Liste ergibt sich, welche Heizkörper bei niedriger Vorlauftemperatur genügen.

Heizraum und Altanlage: Fotografieren Sie Kessel, Typenschild, Speicher und Rohrleitungen. So kann der Fachbetrieb schon vor dem Termin einschätzen, wie der Rückbau aussieht.

Warmwasser-Gewohnheiten: Wie viele Personen leben im Haus, wird eher gebadet oder kurz geduscht? Davon hängt ab, wie groß der Warmwasserspeicher sein sollte.

Energieausweis: Falls vorhanden, legen Sie ihn dazu. Er ersetzt keine Heizlastberechnung, liefert aber Gebäudedaten für den Einstieg.

Stapel 2: Förderung und Vertrag – vor dem Antrag

Wer: Sie gemeinsam mit dem Fachbetrieb, für die BzA gegebenenfalls ein Energieeffizienz-Experte. Wann: sobald Sie sich für ein Angebot entschieden haben, in jedem Fall vor Beginn der Arbeiten.

Der KfW-Antrag braucht drei Bausteine in fester Reihenfolge. Zuerst die Bestätigung zum Antrag (BzA), erstellt von einem Energieeffizienz-Experten oder einem Fachunternehmen. Dann den Liefer- und Leistungsvertrag mit Förderklausel, also einer aufschiebenden oder auflösenden Bedingung. Und schließlich den Antrag selbst, den Sie im Portal „Meine KfW“ stellen.

Was die Höhe des Zuschusses bestimmt

Für die Höhe des Zuschusses zählen weitere Angaben. Die Grundförderung beträgt 30 %. Selbstnutzende Eigentümer können einen Einkommensbonus bekommen, gestaffelt nach dem zu versteuernden Haushaltseinkommen:

Quelle: KfW-Merkblatt 458, Stand 09/2026; ADAC; evion Ingenieure.

Zwei Details gehören in Ihre Mappe: Der Einkommensbonus gilt nur für die selbst genutzte Hauptwohneinheit. Und sobald mindestens ein minderjähriges Kind im Haushalt lebt, werden vom zu versteuernden Einkommen einmalig pauschal 10.000 € abgezogen. Insgesamt sind höchstens 70 % möglich, für Selbstnutzer mit bis zu 30.000 € zu versteuerndem Einkommen bis 80 %.

Legen Sie deshalb Ihre Steuerbescheide bereit. Welche Belege genau gefragt sind, klären Sie, bevor Sie den Antrag abschicken.

Stapel 3: Strom und Grundstück – vor der Detailplanung

Wer: Sie liefern, der Elektrofachbetrieb und der Fachbetrieb werten aus. Wann: sobald das Angebot steht.

Zählerschrank: Fotografieren Sie den Schrank mit geschlossenen Abdeckungen, dazu die Zähler mit ihren Nummern. Öffnen Sie nichts selbst. Der Elektrofachbetrieb prüft, ob Platz für einen eigenen Wärmepumpenzähler ist. Das ist mehr als eine Formalie: Mit eigenem Zähler zahlten Haushalte laut Verbraucherzentrale NRW im Schnitt 24 ct statt 31,5 ct je kWh, dafür aber einen eigenen Grundpreis, im Mittel 140 € pro Jahr (Stand 20.02.2026).

Stromrechnung: Name des Netzbetreibers und Zählernummer stehen darauf. Beides braucht der Elektrofachbetrieb für die Anmeldung.

Lageplan: Er zeigt, wo das Außengerät stehen kann und wie weit es zur Grenze ist. Für die Grenzabstände gelten Landesregeln: Laut 42watt kommen Geräte bis 2 m Höhe und 3 m Länge in den meisten Ländern ohne Abstandsfläche aus, Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen sind dabei am großzügigsten.

Fotos vom Aufstellort: Fotografieren Sie die möglichen Plätze aus mehreren Blickwinkeln, die Fenster der Nachbarn ruhig mit im Bild. So lassen sich Abstand und Ausblasrichtung schon am Schreibtisch planen.

Gebietsart: Für den Schall zählt, ob Ihr Haus in einem reinen oder allgemeinen Wohngebiet oder in einem Mischgebiet liegt. Nachts gelten am Nachbarhaus Richtwerte von 35, 40 oder 45 dB(A). Die Gebietsart steht in der Regel im Bebauungsplan.

Stapel 4: Übergabe – am Einbautag

Wer: der Fachbetrieb. Wann: bei der Inbetriebnahme.

Dieser Stapel beginnt als leerer Ordner. Am Einbautag kommen hinein:

• das Inbetriebnahmeprotokoll mit den eingestellten Werten
• die Bedienungsanleitung von Außengerät, Regelung und Speicher
• die Rechnung mit allen Positionen
• Ihre Notizen aus der Einweisung

Diese Unterlagen brauchen Sie für die Auszahlung des Zuschusses, für die Wartung und für jede spätere Änderung an der Heizkurve.

Notieren Sie bei der Einweisung die Antworten auf vier Fragen: Wo stelle ich die Heizkurve ein? Wie ändere ich die Warmwassertemperatur? Wo sehe ich Störmeldungen? Und wen rufe ich an, wenn etwas nicht stimmt?

Typische Lücken – und wie Sie sie schließen

• Keine Pläne: Der Fachbetrieb misst auf. Planen Sie dafür beim Vor-Ort-Termin mehr Zeit ein.
• Nur eine Abrechnung: Ältere Abrechnungen können Sie beim Versorger anfragen.
• Heizkörper ohne Maße: Ein Zollstock und ein ruhiger Nachmittag genügen.
• Steuerbescheid nicht greifbar: Klären Sie früh, welche Unterlagen für den Einkommensbonus nötig sind, damit der Antrag nicht wartet.

So legen Sie die Mappe an

Ein Ordner mit vier Registern genügt, ob aus Papier oder als Ordner auf dem Rechner. Benennen Sie Fotos nach Raum und Inhalt, etwa „Wohnzimmer Heizkörper“. Schicken Sie dem Fachbetrieb Kopien und behalten Sie die Originale. Ein Deckblatt mit Zählernummern, Kontakt des Fachbetriebs und Antragsnummer der KfW spart später jede Sucherei.

Mit der Mappe wird aus vielen kleinen Rückfragen ein einziges, gut vorbereitetes Gespräch. Und wenn der Förderantrag ansteht, liegt alles bereit – ohne Suche in letzter Minute.